10 Buchhaltungstipps für Manager

Wie kann die Buchhaltung helfen? Sie ein besserer Manager? Das ist die Bottom-Line-Frage, und die Quintessenz ist der beste Ausgangspunkt. Das Rechnungswesen liefert die finanziellen Informationen, die Sie für gute Gewinnentscheidungen benötigen - und es hindert Sie daran, Entscheidungen auf der Habenebene zu treffen, die sich richtig anfühlen, aber nach einer Due-Diligence-Analyse nicht haltbar sind. Das Rechnungswesen liefert Ihnen auch die Informationen zu Cashflow und Finanzkonditionen, die Sie benötigen.

Erreichen Sie den Breakeven und profitieren Sie von Gewinn

Praktisch jedes Unternehmen hat Fixkosten . Dies sind Betriebskosten, die für das Jahr gesperrt sind und gleich bleiben, unabhängig davon, ob der Jahresumsatz 100% oder weniger der Hälfte Ihrer Kapazität entspricht. Fixe Ausgaben sind ein totes Gewicht für ein Unternehmen. Um Profit zu machen, müssen Sie zunächst Ihre Fixkosten-Hürde überwinden. Wie machst Du das? Offensichtlich müssen Sie Verkäufe machen. Jeder Verkauf bringt eine Marge von ein, die dem Umsatz abzüglich der variablen Kosten des Verkaufs entspricht. (Wenn Ihre Verkäufe keine Marge erzeugen, sind Sie in großen Schwierigkeiten.)

Sagen Sie, Sie verkaufen ein Produkt für 100 US-Dollar. Ihre Kosten für den Kauf (oder die Herstellung) pro Einheit belaufen sich auf 60 US-Dollar. Ihre variablen Kosten für den Verkauf des Artikels belaufen sich auf bis zu $ ​​15, einschließlich der Verkaufsprovision und der Versandkosten. So ist Ihre Marge auf den Verkauf $ 25: $ 100 Verkaufspreis - $ 60 Produktkosten - $ 15 variable Kosten = $ 25 Marge. Die Marge ist vor Zins- und Ertragsteueraufwand und vor Fixkosten für den Zeitraum berücksichtigt.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie Ihre jährliche Gewinnschwelle.

Breakeven bezieht sich auf den Umsatz, den Sie benötigen, um Ihre fixen Betriebskosten zu decken. Diese Kosten stellen den Raum, die Einrichtungen und die Personen bereit, die notwendig sind, um Verkäufe zu tätigen und Gewinne zu erzielen. Sagen Sie, Ihre jährlichen fixen Betriebsausgaben betragen 2 US-Dollar. 5 Millionen. Wenn Sie bei den Verkäufen eine durchschnittliche Marge von 25 Prozent erzielen, benötigen Sie zum Erreichen der Gewinnschwelle einen Jahresumsatz von 10 Mio. US-Dollar: 10 Mio. US-Dollar × 25 Prozent Marge = 2 US-Dollar. 5 Million Rand. Auf dieser Verkaufsebene entspricht die Marge den Fixkosten und Ihr Gewinn ist Null (Sie erreichen den Break Even). Bis der Umsatz 10 Millionen US-Dollar erreicht, sind Sie in der Verlustzone. Nachdem Sie den Break-Even-Punkt überquert haben, gelangen Sie in die Gewinnzone. Jeder zusätzliche Umsatz von $ 1 Million über die Gewinnschwelle bringt einen Gewinn von $ 250.000. Angenommen, Ihr jährlicher Umsatz liegt um 4 Millionen US-Dollar über Ihrem Break-even-Punkt. Ihr Gewinn (Gewinn vor Zinsen und Einkommenssteuer) beträgt 1 $. 0 Millionen: 4 Millionen US-Dollar Umsatz über Gewinnbremse × 25 Prozent Margenverhältnis = 1 Million US-Dollar Gewinn).Die wichtigste Lektion ist, dass Ihre Marge, nachdem Sie die Breakeven-Schwelle überschritten haben, vollständig in Richtung Gewinn geht.

Richten Sie die Verkaufspreise richtig ein

Natürlich sollte ein Manager Kosten kontrollieren - das versteht sich von selbst. Das Geheimnis, Gewinn zu erzielen, besteht jedoch darin, dass Verkäufe

und eine angemessene Marge auf den Verkaufserlösen erzielen. (Denken Sie daran, Marge entspricht Verkaufspreis abzüglich aller variablen Kosten des Verkaufs. Interne P & L-Berichte an Manager sollten variable und fixe Kosten trennen, damit der Manager auf Marge konzentrieren kann (obwohl sie in der Regel nicht leider). Im Beispiel oben, Ihre Verkaufspreise verdienen 25 Prozent Marge auf Verkäufe. Mit anderen Worten, $ 100 der Umsatzerlöse generieren $ 25 Marge (nach Abzug der Kosten des verkauften Produkts und der variablen Kosten des Verkaufs). generiert eine Marge von 4 Millionen US-Dollar Die Marge von 4 Millionen US-Dollar deckt Ihre Fixkosten in Höhe von 2,5 Millionen US-Dollar und einen Gewinn von 1,5 Millionen US-Dollar (vor Zinsen und Einkommensteuern).

Ein alternatives Szenario zeigt, wie wichtig es ist, Verkaufspreise hoch zu setzen. verdienen Sie eine angemessene Marge: Angenommen, Sie hätten die Verkaufspreise um 5 Prozent gesenkt, Ihre Marge wäre also um 5 Dollar niedriger pro 100 Dollar Umsatz, statt 25 Prozent Umsatzmarge würden Sie nur 20 Prozent Marge auf den Umsatz verdienen. niedrigere Marge Ratio verletzt Gewinn?

Bei einem Jahresumsatz von 16 Millionen US-Dollar würde Ihre Marge bei 3 US-Dollar liegen. 2 Millionen (16 Millionen US-Dollar Umsatz × 20 Prozent Margenverhältnis = 3,2 Millionen US-Dollar Marge). Abzug von $ 2. 5 Millionen Fixkosten für das Jahr belässt nur $ 700, 000 Gewinn. Verglichen mit Ihrem $ 1. 5 Millionen Gewinn bei der 25-Prozent-Marge, der Gewinn von 700.000 $ bei den niedrigeren Verkaufspreisen ist weniger als die Hälfte. Der Punkt dieser Geschichte ist, dass hier ein um 5 Prozent niedrigerer Verkaufspreis 53 Prozent geringeren Gewinn verursacht!

Verwechseln Sie nicht Gewinn und Cashflow

Um herauszufinden, ob Sie einen Gewinn erwirtschaftet haben oder einen Verlust für das Jahr hatten, sehen Sie sich das Ergebnis in Ihrem Gewinn- und Verlustreport an. Aber Sie müssen verstehen, dass die Quintessenz

nicht Ihnen Cashflow sagt. Nehmen Sie nicht einmal an, dass der Gewinn die Barmittel um den gleichen Betrag erhöht. Eine solche Annahme macht deutlich, dass du ein Amateur bist. Der Cashflow kann erheblich höher sein als der Gewinn oder deutlich niedriger. Der Cashflow kann negativ sein, selbst wenn Sie einen Gewinn erzielen, und der Cashflow kann positiv sein, selbst wenn Sie einen Verlust haben. Es gibt keine natürliche Korrelation zwischen Gewinn und Cashflow.

Buchhalter machen es lausig, den Cashflow aus dem Gewinn zu erklären und zu berichten. Sie nennen es nicht einmal Cashflow aus Gewinn; sie bezeichnen es vielmehr als Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit. Wie kommt man also vom Gewinnsaldo in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Bericht) zum Cashflow aus dem Gewinn? Sie könnten versuchen, den ersten Abschnitt der Kapitalflussrechnung zu lesen. Viel Glück damit. Der erste Teil der Kapitalflussrechnung wird von Wirtschaftsprüfern für Wirtschaftsprüfer geschrieben.

Wenn Sie ein geschäftiger Manager sind, reduzieren Sie Ihre Cashflow-Analyse auf drei Hauptfaktoren, die dazu führen, dass der Cashflow höher oder niedriger als der Nettoertrag der Periode ist:

Abschreibungen (plus Amortisation) sind kein Bargeld Aufwand in der Periode, in der es erfasst wird, also addieren Sie diesen Betrag zum Nettoergebnis.

  • Gruppieren Sie die drei kurzfristigen Vermögenswerte: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Vorräte und Rechnungsabgrenzungsposten. Wenn die Gesamtänderung dieser drei Vermögenswerte eine Erhöhung ist, ziehen Sie den Betrag vom Nettogewinn ab. Wenn es eine Verringerung ist, fügen Sie die Menge hinzu.
  • Gruppieren Sie die kurzfristigen operativen Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, abgegrenzte Aufwendungen und zu zahlende Ertragsteuern. Wenn die Gesamtveränderung dieser drei Vermögenswerte eine Erhöhung ist, fügen Sie den Betrag zum Nettoergebnis der Bilanz hinzu. Wenn es eine Abnahme ist, ziehen Sie den Betrag ab.
  • Machen Sie sich die Bilanzierungsrichtlinien

Die Messung des Gewinns und das Setzen von Werten auf Vermögenswerte und Verbindlichkeiten läuft darauf hinaus, zwischen konservativen Buchhaltungsmethoden und optimistischeren Methoden zu wählen. Konservative Methoden erfassen den Gewinn später eher als früher; Optimistische Methoden erfassen den Gewinn eher früher als später. Es ist eine "zahl mich jetzt oder zahl mich später" Wahl.

Nehmen Sie an der Festlegung der Buchhaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens teil. Business Manager sollten sich um die Buchhaltungsentscheidungen kümmern, so wie sie sich um das Marketing und andere Schlüsselaktivitäten des Unternehmens kümmern. Weisen Sie Ihren Buchhalter nicht darauf hin, Buchhaltungsmethoden für die Messung von Umsatzerlösen und Ausgaben zu wählen. Die besten Buchhaltungsmethoden sind diejenigen, die am besten zu Ihren Geschäftsmethoden und -strategien passen.

Budget gut und klug

Budgetierung zwingt Sie, sich auf die Faktoren zur Verbesserung des Gewinns und des Cashflows zu konzentrieren. Es ist immer eine gute Idee, in das kommende Jahr zu blicken; wenn nichts anderes, stecken Sie mindestens die Zahlen in Ihrem Gewinnbericht für Verkaufsmenge, Verkaufspreise, Produktkosten und andere Ausgaben und sehen Sie, wie Ihr projizierter Gewinn für das kommende Jahr aussieht. Es sieht vielleicht nicht gut aus, in welchem ​​Fall Sie planen müssen, wie Sie es besser machen werden.

Das P & L-Budget legt wiederum die Grundlage für Veränderungen in Ihren Aktiva und Passiva, die durch die Umsatzerlöse und Aufwendungen bestimmt sind. Ihr Gewinnbudget sollte mit Ihrem Vermögens- und Passivhaushalt und mit Ihrem Cashflow-Budget übereinstimmen. Diese Informationen sind sehr hilfreich bei der Planung für das kommende Jahr - mit besonderem Augenmerk darauf, wie viel Cashflow aus dem Gewinn erzielt wird und wie viel Investitionsaufwand erforderlich ist, was wiederum dazu führt, wie viel zusätzliches Kapital Sie aufbringen müssen und wie viel Cash-Verteilung aus Gewinn können Sie machen.

Fordern Sie die gewünschten Buchhaltungsinformationen an

Sie sollten die wenigen kritischen Faktoren identifizieren, die Sie im Auge behalten müssen. Bestehen Sie darauf, dass Ihre internen Buchhaltungsberichte diese Faktoren hervorheben. Nur Sie, der Geschäftsführer, können die wichtigsten Zahlen identifizieren, die Sie genau beobachten müssen, um zu wissen, wie es läuft.

Ihr Buchhalter kann Ihre Gedanken nicht lesen. Wenn Ihre regelmäßigen Buchhaltungsberichte nicht die genauen Arten von Informationen enthalten, die Sie benötigen, setzen Sie sich mit Ihrem Buchhalter zusammen und buchstabieren Sie im Detail, was Sie wissen wollen. Nimm kein Nein für eine Antwort.

Hier sind einige Arten von Buchhaltungsinformationen, die immer auf Ihrem Radar stehen sollten:

Verkaufsvolumen

  • Margen
  • Fixe Ausgaben
  • Überfällige Debitorenbuchhaltung
  • Langsame Inventargegenstände
  • Klopfen in das Fachwissen Ihres CPA

Wie Sie wissen, führt ein CPA eine Prüfung Ihres Finanzberichts durch; Das ist der traditionelle Anspruch der CPA auf Ruhm.Und die CPA hilft bei der Vorbereitung Ihrer Einkommensteuererklärungen.

Bei der Durchführung des Audits kann Ihr CPA schwerwiegende Probleme mit Ihren Buchhaltungsmethoden haben und Sie darauf aufmerksam machen. Außerdem wird der Wirtschaftsprüfer der Wirtschaftsprüfer auf schwerwiegende Mängel in Ihren internen Kontrollen hinweisen. Und es versteht sich von selbst, dass Ihr CPA Ihnen wertvolle Einkommenssteuerberatung geben kann und Sie durch das Labyrinth der Bundes- und Landessteuergesetze und -bestimmungen führen kann.

Sie sollten auch in Erwägung ziehen, andere Dienste in Anspruch zu nehmen, die ein CPA bietet. Ein CPA kann Ihnen bei der Auswahl, Implementierung und Aktualisierung eines computerbasierten Buchhaltungssystems helfen, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und kann Experten zu zahlreichen Rechnungslegungsfragen, z. B. Zuweisungsmethoden, beraten. Ein CPA kann eine kritische Analyse der internen Buchhaltungsberichte für Manager in Ihrem Unternehmen durchführen und Verbesserungen in diesen Berichten vorschlagen.

Ein CPA hat Erfahrung mit einer Vielzahl von Unternehmen und kann Best Practices für Ihr Unternehmen empfehlen. Falls erforderlich kann das CPA in Ihrem Namen als Sachverständiger in Gerichtsverfahren auftreten. Ein CPA kann auch in Unternehmensbewertung, Finanzberatung und forensischen Methoden akkreditiert werden, die Spezialisierungen durch das American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) gesponsert werden.

Sie müssen darauf achten, dass die von Ihrem CPA bereitgestellten Beratungsdienste nicht im Widerspruch zu der für die Prüfung Ihres Finanzberichts erforderlichen Unabhängigkeit des CPA stehen. Wenn es einen Konflikt gibt, sollten Sie einen CPA für die Prüfung Ihres Finanzberichts und einen weiteren CPA für Beratungsdienste verwenden.

Überprüfen Sie Ihre Kontrollen kritisch auf Unehrlichkeit und Betrug durch Mitarbeiter

Jedes Unternehmen ist von Unehrlichkeit und Betrug bedroht - von innen und von außen. Deine reflexartige Reaktion könnte sein, dass diese Art von Dingen in deinem eigenen Geschäft nicht unter deiner Nase vor sich gehen kann.

Die Verhinderung von Betrug beginnt mit der Einrichtung und Durchsetzung guter interner Kontrollen. Im Verlauf der Prüfung Ihres Finanzberichts wertet das CPA Ihre internen Kontrollen aus. Die CPA wird Ihnen alle schwerwiegenden Mängel melden. Selbst bei guten internen Kontrollen und regelmäßigen Audits sollten Sie erwägen, einen Experten hinzuzuziehen, um Ihre Anfälligkeit für Betrug einzuschätzen und festzustellen, ob Beweise für Betrug vorliegen.

Machen Sie eine Hand bei der Erstellung Ihrer Finanzberichte

Viele Geschäftsleiter betrachten die Erstellung des Jahresfinanzberichts des Unternehmens, indem sie sich die jährliche Einkommensteuererklärung ansehen - es ist eine Aufgabe, die am besten dem Buchhalter überlassen wird. Das ist ein Fehler. Sie sollten sich aktiv an der Erstellung des Jahresfinanzberichts beteiligen. Sie sollten sorgfältig überlegen, was Sie in dem Brief an die Aktionäre sagen, der den Jahresabschluss begleitet. Sie sollten auch dabei behilflich sein, die Fußnoten zu den Jahresabschlüssen zu erstellen. Der Geschäftsbericht ist eine gute Gelegenheit, eine fesselnde Geschichte über das Geschäft zu erzählen.

Der Eigentümer / Manager, Präsident oder Geschäftsführer des Unternehmens trägt die endgültige Verantwortung für den Finanzbericht. Natürlich sollte Ihr Finanzbericht nicht betrügerisch und absichtlich irreführend sein; Wenn ja, können und werden Sie wahrscheinlich verklagt.Aber darüber hinaus schätzen Kreditgeber und Investoren eine offene und ehrliche Diskussion darüber, wie das Geschäft funktioniert, einschließlich seiner Probleme und seiner Erfolge.

Sprechen Sie über Ihre Abschlüsse als Profi

Bei vielen Gelegenheiten muss ein Geschäftsführer seine Bilanz mit anderen diskutieren. Sie sollten als sehr sachkundig und sehr überzeugend in dem, was Sie sagen, kommen. Wenn Sie Ihre eigenen Abschlüsse nicht verstehen, weckt das kein Vertrauen. Bei vielen Gelegenheiten, einschließlich der folgenden, stehen Ihre Jahresabschlüsse im Mittelpunkt, und Sie werden voraussichtlich überzeugend darüber sprechen:

Beantragung eines Darlehens

  • Gespräche mit Einzelpersonen oder anderen Unternehmen, die daran interessiert sein könnten, Ihre business
  • Umgang mit der Presse
  • Umgang mit Gewerkschaften oder anderen Arbeitnehmergruppen bei der Festsetzung von Löhnen und Vorteilspaketen
  • Erklärung des Gewinnbeteiligungsplans für Ihre Mitarbeiter
  • Wertschöpfung für eine Ehescheidung oder Nachlass Steuerzwecke
  • Berichterstattung von Jahresabschlussdaten an nationale Wirtschaftsverbände
  • Vorlage des Jahresfinanzberichts vor der Jahrestagung der Eigentümer