Schlüsselfunktionen eines Buchhalters für die Bezahlung von Rechnungen

Nach der Erfassung von Kauftransaktionen für ein Unternehmen, Der Buchhalter übernimmt die Hauptverantwortung dafür, dass die Rechnungen sowohl für das Inventar als auch für die gekauften Waren bezahlt werden. In der Regel werden Sie die Rechnungen bei ihrer Ankunft in die Kreditorenbuchhaltung buchen, sie in dem zu bezahlenden Monat oder Tag einreichen und sie bei Fälligkeit bezahlen.

Für die Bezahlung der Rechnungen gibt es fünf Schlüsselfunktionen:

  • Eingabe der Rechnungen in das Buchhaltungssystem

  • Vorbereitung der Schecks für die Begleichung der Rechnungen

  • Unterschreiben der Schecks

  • Schicken der Zahlung an die Verkäufer

  • Abgleichen des Scheckkontos

Eine Person sollte nicht für alle verantwortlich sein diese Aufgaben. In der Tat sollte die Person, die die Rechnungen in das Buchhaltungssystem einträgt und die Prüfungen vorbereitet, niemals die Person sein, die befugt ist, die Schecks zu unterzeichnen.

Um noch genauer auf die Bargeldkontrolle zu achten, ist es eine gute Idee, dass eine dritte Person die Schecks gegen die fälligen Rechnungen überprüft und die unterzeichneten Schecks tatsächlich an die Verkäufer sendet. Durch die Trennung dieser Aufgaben minimieren Sie das Risiko, dass Unternehmensfonds missbraucht werden.

Eine Schlüsselfunktion von Accounts Payable besteht darin, alle Rabatte zu verfolgen, die Ihr Unternehmen möglicherweise in Anspruch nehmen kann. Zum Beispiel wird eine Firma manchmal einen 2-Prozent-Rabatt auf eine Rechnung anbieten, wenn sie innerhalb von 10 Tagen bezahlt wird und eine vollständige Zahlung zwischen 10 Tagen und 30 Tagen erwartet. Es könnte eine verspätete Zahlung von 1,5 Prozent Zinsen für Zahlungen nach 30 Tagen geben. Die Kreditorenbuchhaltung sollte die Rechnungen organisieren, um sie rechtzeitig zu bezahlen, um den Rabatt zu nutzen und sein Firmengeld zu sparen.