Erstellen eines Ereignissicherheitsplans

Teil des Event Management für Dummies Cheat Sheet (UK Edition)

Ihre wichtigsten Rollen im Event-Management ist es, sicherzustellen, dass die Menschen bei Ihrer Veranstaltung sicher sind. Erstellen Sie rechtzeitig vor großen oder öffentlichen Veranstaltungen einen Ereignissicherheitsplan. Je nachdem, wie viel Zeit Sie von Ihrem Kunden für den gesamten Planungsprozess erhalten haben, erstellen Sie diesen Plan idealerweise einige Monate im Voraus und verteilen Sie ihn dann an folgende Gruppen:

  • Der Klient

  • Die Verwaltung des Gerichtsortes

  • Die Polizei

  • Der Feuerwehr- und Rettungsdienst

  • Der Rettungsdienst

  • Die örtliche Vollzugsbehörde

Es ist nicht ungewöhnlich, mehrere Entwürfe des Ereignissicherheitsplans müssen erstellt werden, um alle Sicherheitselemente der Veranstaltung und die zugehörigen Verfahren zu berücksichtigen. Mach dir keine Sorgen, wenn du die Version 6 hast, bis sie genehmigt ist!

Der Ereignissicherheitsplan enthält Informationen unter folgenden Überschriften:

  • Ereignisübersicht: Hiermit soll in Zusammenhang gebracht werden, was die Veranstaltung für und für wen bedeutet. Zurück zu Ihrem ursprünglichen Brief wird Ihnen helfen, diesen Abschnitt zu schreiben.

  • Veranstaltungsortübersicht: Hier sollten Informationen wie die Kontakt- / Richtungsangaben, ein Grundriss und alle spezifischen Zugangsinformationen enthalten sein.

  • Risikobeurteilung: Dies zeigt allen Lesern, dass Sie alle potenziellen Risiken berücksichtigt haben, aber noch wichtiger, wie Sie diese Risiken minimieren oder beseitigen.

  • Gesundheit, Sicherheit und Wohlergehen der Veranstaltung: Es gibt verschiedene Methoden, um das Wohl Ihres Teams und Ihrer Gäste bei Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Der Leser dieses Dokuments muss nicht jeden einzelnen Plan kennen, sondern eher einen Überblick, dass Sie wissen, was erforderlich ist und welche spezifischen Details für die lokalen Behörden relevant sind.

  • Bühnen, temporäre Strukturen und Infrastruktur: Geben Sie einen Überblick über alle wichtigen Strukturen, deren Hersteller sowie etwaige Gesundheits- und Sicherheitshinweise wie Windgeschwindigkeitsbewertungen.

  • Elektrische Anlagen: Informationen über die benötigte Leistung und wie diese vor Ort bereitgestellt und gewartet werden.

  • Essen, Erfrischungen und Händler: Es ist wahrscheinlich, dass Sie nicht nur für Ihre Gäste, sondern auch für Ihre Crew Essen bereitstellen. Geben Sie im Veranstaltungssicherheitsplan Informationen über das Essen an - nicht, ob es Lamm oder Huhn sein wird, sondern wie viele Caterer Sie vor Ort haben werden und welche Arten der Lebensmittelzubereitung sie verwenden werden.

  • Abfallentsorgung: Führen Sie Ihren Plan genau durch - ob Sie Recycling-Behälter haben, wie oft diese geleert werden und ob Sie zum Beispiel Müllsammler einsetzen.

  • Sicherheit / Stewarding: Geben Sie Informationen dazu an, wie viele Mitarbeiter vor Ort sind und welche besonderen Prozesse sie befolgen müssen. In diesem Kapitel finden Sie Informationen zu verschiedenen Sicherheitsoptionen.

  • Crowd / Traffic Management: Dies ist von besonderem Interesse für die lokalen Behörden, die sicherstellen möchten, dass Sie angemessene Vorkehrungen getroffen haben, um große Bewegungen von Personen zu bewältigen. Siehe später in diesem Kapitel für Methoden des Crowd Managements bei Veranstaltungen.

  • Organisation und Auftragnehmer: Sie sollten einige Informationen zu den Personen, die Sie vor Ort haben werden, in Ihren Veranstaltungssicherheitsplan aufnehmen. Ein Organigramm hilft externen Lesern zu zeigen, wie Ihr Team vor Ort strukturiert wird und wer für was verantwortlich ist.

  • Kommunikation: Geben Sie in Ihrem Ereignissicherheitsplan einen grundlegenden Überblick über Ihren Kommunikationsplan.

  • Medizinische / Erste-Hilfe-Bestimmung: Detaillierte Informationen, wer vor Ort zur Verfügung steht, um erste Hilfe zu leisten und wie man sie erreichen kann.

  • Brandschutzmaßnahmen und Ausrüstung: Ihr Gesundheits- und Sicherheitsberater und Produktionsleiter kann Ihnen helfen, diesen Abschnitt des Ereignissicherheitsplans auszufüllen. Die Leser werden wissen wollen, wo Ihre Ausstiegsrouten sind, wie viele Löscher Sie haben, wo sie sind und wer sie im Notfall benutzen wird.

  • Sanitäre Unterkünfte: Geben Sie an, wie viele Toiletten vorhanden sind und wie oft sie während Ihrer Veranstaltung gewartet werden.

  • Notfallmaßnahmen: Dies ist ein Bereich, in dem die lokalen Behörden viele Details sehen und sich sicher fühlen, dass Sie verantwortlich genug sind, um mit Notfällen vor Ort fertig zu werden.

  • Ereignisinspektion: Bedecken Sie, wann und wer Ihre Baustelle inspiziert und die Baustelle in Bezug auf Strukturen und Gesundheit und Sicherheit abzeichnet.

  • Unfallberichterstattung und -untersuchung: Ein Überblick über Ihren Prozess muss enthalten sein.

  • Bestimmungen für Menschen mit besonderen Bedürfnissen: Die Einhaltung des Gleichstellungsgesetzes ist wichtig. Einige grundlegende Hinweise finden Sie weiter oben in diesem Kapitel. Geben Sie in Ihrem Veranstaltungssicherheitsplan Informationen darüber an, was Besucher mit verschiedenen besonderen Bedürfnissen tun müssen.

  • Notfallpläne: Zeigen Sie den lokalen Behörden, dass Sie alle wichtigen potenziellen Probleme berücksichtigt haben, indem Sie Beispiele für Notfallpläne in Ihren Veranstaltungssicherheitsplan einfügen.

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