Schaffung der richtigen Umgebung für ein Geschäftstreffen

Die Planung eines Geschäftstreffens erfordert mehr als nur Stühle und Mikrofone. Sie möchten das richtige Ambiente für Ihr Meeting schaffen, von der Bestuhlung bis zur Heizung. Die meisten dieser Dinge sind Dinge, die die Teilnehmer nicht bemerken, wenn nicht etwas schief geht. Sie wissen, dass Sie Ihre Arbeit gut gemacht haben, wenn Sie keine von ihnen hören.

Transport

Wenn Ihr Meeting außerhalb der Grenzen Ihres Unternehmens stattfindet, sollten Sie verschiedene Transportoptionen in Erwägung ziehen, darunter die Möglichkeit für die Teilnehmer, ihre eigenen Fahrzeuge zu nutzen, sich auf den Nahverkehr zu verlassen und einen Shuttlebus zu mieten. Welche Option Sie auch wählen, lassen Sie die Teilnehmer die genauen Details wissen. Senden Sie ihnen eine Karte mit genauen schriftlichen Anweisungen und Informationen über die Parkverfügbarkeit und die Kosten. Sie könnten sogar dafür sorgen, dass keine Parkgebühren erhoben werden.

Wenn Sie planen, sich an einem städtischen Standort zu treffen, informieren Sie die Teilnehmer über potenzielle Verkehrsprobleme, wie z. B. Bau- oder Stoßzeitenengpässe. Wenn Sie lokale Busse oder Züge nutzen müssen, geben Sie ihnen genaue Informationen darüber, wo Sie aussteigen können und wie Sie den Treffpunkt an der Bushaltestelle oder am Bahnhof finden. Die Miete eines Shuttlebusses überwindet alle diese Unannehmlichkeiten, aber natürlich ist es Ihre teuerste Option.

Ihr Hauptziel ist es, Menschen in die richtige Stimmung zu bringen. Wenn sie aufgrund schlechter Planung auf Überraschungen stoßen, müssen ihre Einstellungen möglicherweise ernsthaft angepasst werden.

Sitzplätze

Die meisten von uns sind Gewohnheitstiere und, wenn sie die Wahl haben, sitzen sie gerne bei jedem Treffen am selben Ort. Infolgedessen werden Leute sehr gereizt, wenn jemand entscheidet, ihren Platz zu sitzen. Sie finden auch, dass das Sitzen neben einem Freund, einem befreundeten Kollegen oder jemandem, der Einfluss hat, tröstlich ist, während sie oft so weit wie möglich von jemandem entfernt sitzen, den sie als unangenehm empfinden.

Sitzgelegenheiten können die Effektivität Ihrer gesamten Besprechung psychologisch beeinflussen. Jemand, der Einfluss ausüben möchte, braucht direkten Blickkontakt mit der Person, die er beeinflussen möchte, so dass das Sitzen gegenüber dieser Person als die strategisch stärkste Position betrachtet wird. Leute, die wollen, dass jemand sie wahrnimmt, sitzen rechts von oder gegenüber dieser Person. Eine weitere Kraftstellung zum Erreichen der Benachrichtigung ist der Sitz rechts vom Anführer; Wenn die Menschen diese Person betrachten, sehen sie auch auf dich und schaffen so eine unterschwellige Verbindung zwischen euch beiden.

Bei der Problemlösung möchten Sie ein hohes Maß an Interaktion und Partizipation fördern, daher funktioniert ein Round-Table-Setup am besten.In dieser Anordnung werden alle Sitze als neutral betrachtet, wodurch jeglicher Kopf des Tisches vermieden wird. Dieses Setup fördert eine partizipative, offene Diskussionsumgebung.

Eine U-förmige Tischanordnung eignet sich am besten für das Training. Es ermöglicht Präsentatoren, jeden klar zu sehen und Teilnehmer leicht zugänglich zu machen. Die Moderatoren können wählen, ob sie in der U bleiben möchten oder nicht, je nachdem, wie bequem und nah sie mit den Teilnehmern sein wollen.

Wählen Sie zur Entscheidungsfindung eine rechteckige Tabellenanordnung mit dem Leader am Kopf der Tabelle. Setze die Teilnehmer auf jeden Fall strategisch ein und vermeide es, gegensätzliche Persönlichkeiten nebeneinander oder sogar einander gegenüber zu platzieren. Streuen Sie sie in der ganzen Gruppe. Für die besten Diskussionen setzen Sie Personen mit entgegengesetzten Standpunkten einander gegenüber. Betrachten Sie auch eine hierarchische Sitzordnung, die die Teilnehmer in der Reihenfolge der absteigenden Autorität positioniert, beginnend mit dem Sitzungsleiter, der an der Spitze des Tisches sitzt.

Heizen und Kühlen

Der Versuch, das Heizungs-, Lüftungs- und Klimatisierungssystem zu steuern, ist einer der größten Alpträume jedes Meeting- und Event-Planers. In vielen modernen Einrichtungen ist es oft schwierig, die Heizungs- und Klimaanlage auf einer Raum-für-Raum-Basis zu regulieren. Eine Temperatur zu finden, die jeder mag, ist fast unmöglich. Das Ergebnis ist, dass Sie entweder mit Sahara oder arktischen Bedingungen enden.

Wenn die Raumtemperatur warm ist, wenn niemand drin ist, dann wird es nur mit zusätzlichen Körpern wärmer. Es ist am besten, sich zu Beginn des Meetings für eine kühlere Umgebung zu entscheiden. Darüber hinaus ist es weniger wahrscheinlich, dass Menschen einschlafen, wenn sie sich etwas kühl fühlen. Haben Sie genügend warme Getränke, um den Komfort zu erhöhen.

Raumgeräusche und andere Ablenkungen

Das Beseitigen aller Raumgeräusche und Ablenkungen ist wahrscheinlich unmöglich. Wenn Sie jedoch so viele wie möglich loswerden, können Sie dazu beitragen, die beste Meetingumgebung zu schaffen.

Überprüfen Sie Ihren Konferenzraum auf Umgebungsgeräusche, Fremdgeräusche oder Ablenkungen von den audiovisuellen Geräten oder dem Soundsystem. Dies ist besonders wichtig in einer externen Einrichtung, die ein neuer Ort für Sie ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Raum von Küchengeräuschen oder anderen Präsentationen entfernt ist, die gleichzeitig mit Ihrem Meeting durchgeführt werden.

Feuermelder geben normalerweise nicht die Ehre einer Generalprobe. Ob der Alarm echt ist oder nicht, muss man ernst nehmen. Informieren Sie vor Ihrem Treffen alle verfügbaren Ausgänge im Notfall.

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Veranstaltungsortes auf die Raumgestaltung. Hotel-Tagungsräume haben oft Themen und sind entsprechend eingerichtet. Spiegel und große Wandbilder oder Bilder sorgen nicht nur für die Moderatoren, sondern auch für die Teilnehmer für Ablenkung. Wenn möglich, stellen Sie die Stühle weg von der Abzweigung.

Möchten Sie verhindern, dass die Türen jedes Mal zuschlagen, wenn jemand während eines Meetings auf die Toilette geht? Tragen Sie Klebeband über den Verschluss auf, um den Klang zu dämpfen.

Beleuchtung

Wenn das Licht zu hell ist, belastet es die Augen der Menschen. Wenn der Raum zu dunkel ist, schließen sich die Augen der Teilnehmer langsam. Wenn möglich, verwenden Sie natürliches Licht. Seien Sie jedoch auf der Suche nach äußeren Ablenkungen und stellen Sie die Stühle mit dem Rücken zu den Fenstern.

Sie benötigen künstliche Beleuchtung, wenn Sie audiovisuelle Geräte verwenden. Stellen Sie sicher, dass das Licht den Bildschirm nicht auswäscht. Wenn dies möglich ist, positionieren Sie den Bildschirm entweder von direkter Beleuchtung oder entfernen Sie Lichter, die sich direkt über dem Bildschirm befinden. Wenn Sie sich außerhalb der Geschäftsräume befinden, bitten Sie die Tagungseinrichtung, störende Glühbirnen zu entfernen oder abzudrehen. Dies ist leicht zu bewerkstelligen, wenn es sich bei den Leuchten um Halogenstrahler handelt, aber Leuchtstofflampen sind in der Regel schwieriger einzustellen.

Wesentliche Details

Die kleinen Dinge können oft die meisten Auswirkungen auf ein Meeting haben. Hier sind ein paar Dinge, die Ihrem Meeting das gewisse Etwas verleihen können:

  • Namenskarten bereitstellen: Bei Meetings, bei denen sich die Teilnehmer nicht alle kennen, geben Sie Namenskarten.
  • Minuten nehmen: Finden Sie heraus, ob jemand für die Protokollierung verantwortlich ist oder ob dies etwas ist, was Sie tun können. Verwenden Sie einen Kassettenrekorder, um sicherzustellen, dass die Minuten korrekt sind.
  • Gewürz hinzufügen: Spiele, Brainstorming-Übungen und Aktivitäten, die interaktive Partizipation fördern, machen die Dinge spannend.
  • Den Raum aufräumen: Arbeitstreffen können leicht mit Essensresten oder Getränkedosen überhäuft werden. Ordnen Sie regelmäßig eine Bereinigungssitzung an. Das Entfernen der Unordnung hilft oft, die Gedanken der Menschen zu entschlüsseln und zusätzliche Kreativität anzuregen.
  • Bewertung des Erfolgs: Erstellen Sie im Rahmen Ihrer Vorbereitung ein Formular für eine kurze Besprechung, damit Sie die gleichen Fehler nicht immer wieder machen. Versuchen Sie, jedes nachfolgende Treffen anhand des Feedbacks der Teilnehmer zu verbessern. Folgende Fragen können gestellt werden:

• Bezieht sich die Besprechung auf unsere Ziele?

• Haben wir die Tagesordnung befolgt?

• Sind wir im Zeitplan geblieben?

• Was sollte beim nächsten Mal anders gemacht werden, um ein qualitativ hochwertiges Meeting zu gewährleisten?

• Welche Konflikte oder Meinungsverschiedenheiten wurden oder wurden nicht gelöst?

• Wie war die Qualität der getroffenen Entscheidungen?

• Wie gut haben wir das Fachwissen der Teilnehmer genutzt?

• Was passierte, war unerwartet?

    Überlegen Sie auch, das Meeting von Ihrem Standpunkt aus zu kritisieren. Untersuchen Sie, was Sie beim nächsten Mal anders machen würden.

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