Täglich Priorisierung

Nachdem Sie die wenigen wichtigen Aufgaben identifiziert haben, die Sie zur Erfüllung Ihrer Top 12-Ziele erledigen müssen, brechen Sie sie ein Stück weiter in tägliche Aufgaben auf. Dann priorisieren Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen und welche Sie an einem bestimmten Tag erledigen müssen.

Auf diese Weise bearbeiten Sie schrittweise alle kleineren Aufgaben, die zu den größeren Schritten führen, die Sie mit der Zeit zum Erreichen Ihrer Ziele führen. So geht's:

  1. Beginnen Sie mit einer Masterliste.

    Schreiben Sie alles auf, was Sie heute brauchen. Versuchen Sie nicht, die Elemente an dieser Stelle zu bewerten. Sie wollen lediglich alle To-Do-Aktionen, die Ihnen einfallen, in den Kopf stellen. Sie können mit 20, 30, sogar 50 Artikeln auf Ihrer Liste enden: Aufgaben so einfach wie das Überprüfen von E-Mails und so wichtig wie die Vorstellung eines neuen Produktmarketing-Plans für die Geschäftsleitung.

    Oder wenn Sie Arbeit auf Ihrer persönlichen To-Do-Liste erledigen möchten, können die Artikel vom Einkauf von Katzenfutter bis zur Einreichung von Steuern vor Mitternacht reichen.

    Vergessen Sie nicht, Routineaufgaben zu berücksichtigen, die sich nicht direkt auf die Unternehmensaufgabe oder das Unternehmensergebnis auswirken: Geschäftskostenabrechnungen erstellen, Sitzungsprotokolle eingeben und verteilen, Verkaufsgespräche von potenziellen Druckereien durchführen. Lieferanten. Wenn Sie es versäumen, die eintönigen To-Do-Elemente zu planen, entsteht eine destruktive Domino-Dynamik, die Ihren gut gemeinten Zeitblock-Zeitplan stürzen kann.

  2. Bestimmen Sie die A-Liste.

    Die Konzentration auf die Konsequenzen erzeugt einen Dringlichkeitsfaktor, damit Sie Ihre Zeit besser nutzen können. Fragen Sie sich: "Was, wenn es heute nicht getan wird, wird zu einer bedeutenden Konsequenz führen? "Benennen Sie diese als A-Aktivitäten . Wenn Sie heute eine geplante Präsentation haben, dann trifft diese Aufgabe definitiv die A-Liste. Das Gleiche gilt für die Einreichung Ihrer Steuererklärung, wenn das Datum der 15. April ist. Das Kaufen von Katzenfutter macht diese Liste wahrscheinlich nicht - es sei denn, Sie sind ganz außer Haus oder haben eine besonders rachsüchtige Katze.

  3. Kategorisiert die restlichen Aufgaben.

    Wechseln Sie nun zu B-Level-Aufgaben, Aktivitäten, die eine leicht negative Konsequenz haben können, wenn sie heute nicht abgeschlossen werden. C-Aufgaben haben keine Strafe, wenn sie heute nicht abgeschlossen werden, gefolgt von D-Aufgaben: D ist für Delegierter . Das sind Aktionen, die jemand anders übernehmen kann. Schließlich sind E-Items Aufgaben, die man eliminieren könnte, also mach dir nicht einmal die Mühe, ein E neben sie zu schreiben - markiere sie einfach komplett aus.

  4. Ordnen Sie die Aufgaben innerhalb jeder Kategorie ein.

    Angenommen, Sie haben Ihre Liste in sechs A-Gegenstände, vier B-Gegenstände, drei C-Gegenstände und zwei D-Gegenstände eingeteilt. Ihre sechs A-Aufgaben bewegen sich offensichtlich an die Spitze der Liste, aber jetzt müssen Sie diese sechs Elemente der Reihe nach aufreihen: A-1, A-2, A-3 und so weiter.

    Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mehrere Top-Prioritäten zu ordnen, beginnen Sie mit nur zwei: Wägen Sie sie gegeneinander ab - wenn Sie heute nur eine Aufgabe erledigen könnten, welche der beiden ist am kritischsten? Welcher der beiden besten Spieler bedient deine 80/20-Regel? Dann nimm den Gewinner des Wettbewerbs und vergleiche ihn mit dem nächsten A-Item und so weiter. Dann machen Sie dasselbe für die B- und C-Elemente.

    Was die D-Aktionen angeht? Delegiere sie an jemand anderen! Jeder denkt gerne, dass er oder sie unverzichtbar ist, aber für die meisten Menschen könnte der Großteil ihrer Aufgaben von jemand anderem erledigt werden. Hier kommt die 85/10/5 Regel - erste Verwandte der 80/20-Regel - ins Spiel:

    Sie neigen dazu, 85% Ihrer Zeit damit zu verbringen, Aufgaben zu erledigen, die jeder andere erledigen könnte, und 10 Prozent Ihrer Zeit sind Aktivitäten gewidmet, die einige Leute bewältigen könnten. Nur fünf Prozent Ihrer Energie gehen an die Arbeit, die nur Sie leisten können. Aber ob zu Hause oder bei der Arbeit, das bedeutet nicht, dass Sie sich zurücklehnen und 95 Prozent Ihrer Verantwortung jemand anderem überlassen können.

    Es hilft Ihnen dabei, die kritischen 5 Prozent zu erreichen, Ihre verbleibende Zeit anderen Aktivitäten zuzuweisen, die Ihnen die größte Zufriedenheit bringen, und die Aufgaben zu erkennen, die am leichtesten zu delegieren sind.

Jetzt können Sie Ihre To-Do-Liste in Angriff nehmen und wissen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Erwarten Sie nicht, eine so große Anzahl von Kreuzungen zu absolvieren, wie Sie vielleicht gewohnt sind. Da Sie sich jetzt auf wichtigere Elemente konzentrieren - was wahrscheinlich mehr Zeit in Anspruch nimmt - werden möglicherweise nicht so viele Aufgaben erledigt. Aus meiner Sicht ist das Maß für einen großen Tag jedoch, ob Sie alle A-Listen-Elemente einpacken.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die Bs und Cs einfach am nächsten Tag verschieben. Sie müssen den gesamten Prozess jeden Tag abschließen. Einige der Bs werden aufsteigen, aber andere bleiben in der B-Kategorie. Einige der Cs können - aufgrund von Druck von außen, Ihrem Chef oder veränderten Fristen - die Bs überspringen und die höchste Priorität As werden.