Wie man das Team für Ihr White Paper zusammenstellt

Ein Whitepaper-Team besteht aus nur zwei Personen - dem Kunden und dem Autor - und aus einem Dutzend, wenn viele Fachexperten und Prüfer beteiligt sein. Die Auswahl der richtigen Personen für das Team erhöht die Chancen, ein erfolgreiches Whitepaper zu erstellen.

Schritt Wer Was
1. 1 Client Identifiziert den Bedarf an weißem Papier
1. 2 Kunde Identifiziert interne Sachverständige und Gutachter
1. 3 Client Auswahl des Writers, entweder ausgelagert oder inhouse
1. 4 Kunde Picks Illustrator (falls vorhanden), entweder ausgelagert oder inhouse
1. 5 Kunde Auswahl des Designers (falls vorhanden), entweder ausgelagert oder inhouse
1. 6 Kunde und Verfasser Aushandlung von Projektbedingungen: Umfang, Frist, zu erbringende Leistungen, Gebühren
(falls ausgelagert)
1. 7 Kunde und Illustrator (falls vorhanden) Projektbedingungen verhandeln
1. 8 Kunde und Designer (falls vorhanden) Projektbedingungen verhandeln
1. 9 Schriftsteller, Designer und Illustrator Sign-Vertraulichkeitsvereinbarung (falls ausgelagert)
1. 10 Kunde zahlt Ersteinzahlung an den Verfasser (falls ausgelagert)

Was der Kunde macht, um das Whitepaper-Team zusammenzustellen

Der Kunde stellt das gesamte Team zusammen, um auf dem weißen Papier zu arbeiten. Dieses Team besteht aus internen Fachexperten, dem Autor und, falls erforderlich, dem Illustrator und Designer. Auf einigen White Papers füllt der Autor alle diese Rollen, erstellt Grafiken und macht auch Seitengestaltung. Der Client identifiziert auch andere Personen, die das Whitepaper vor der Veröffentlichung überprüfen sollten, z. B. Führungskräfte, die höher angesiedelt sind.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, das White-Paper-Team nachdenklich zusammenzustellen und dabei darauf zu achten, dass nicht zu viele oder zu wenige Leute hinzukommen oder jemand, der im letzten Moment mit störenden Blicken auf ihn zukommt. ..

Der Kunde verhandelt auch den Umfang und die Termine des Whitepapers mit dem Autor, Illustrator und Designer. Wenn eine dieser Rollen von außerhalb des Unternehmens vergeben wird, muss der Kunde Gebühren verhandeln. Und alle externen Lieferanten müssen wahrscheinlich eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen.

Wenn Sie einen Schriftsteller einstellen, sollten Sie sich über Ihre Erwartungen, Termine und andere Details im Klaren sein, die später im Projekt zu Missverständnissen führen könnten. Sie wollen nicht, dass eine der beiden Parteien unausgesprochene Annahmen über das Projekt, die Deadline, den Umfang, die Bezahlung oder die Bedingungen trifft, die auf Sie zurückfallen.

Die meisten Weißbuchautoren bitten um eine erste Einzahlung, bevor sie ein Projekt starten. Diese Projekte beinhalten mehrere Wochen Arbeit, und kein unabhängiger Autor kann es sich leisten, darauf zu setzen, nicht für die ganze Zeit bezahlt zu werden.Da Illustratoren und Designer in der Regel nur wenige Stunden arbeiten, sind sie meistens damit zufrieden, dem Kunden eine Rechnung zu schicken, nachdem sie die Arbeit an einem weißen Papier beendet haben.

Was der Autor tut, um das Whitepaper-Team zusammenzustellen

Der Autor muss das Projekt vom Kunden gewinnen, vielleicht gegen ein kleines Feld anderer Kandidaten. Das bedeutet, dass der Autor den Kunden mit seiner schriftstellerischen Erfahrung, seinem Fachwissen, seinem Verständnis von White Papers und seiner Verfügbarkeit zur Einhaltung der Deadline beeindrucken muss. Ein unabhängiger Autor muss außerdem die Gebühr aushandeln, eine erste Einzahlung in Rechnung stellen und möglicherweise eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnen.

Schriftsteller fragen bei der Arbeit mit einem neuen Kunden im Voraus nach einer 50-prozentigen Anzahlung. Eine Zahlung im Voraus zu fordern ist nicht immer "nett" oder "bequem", aber dies schützt Sie effektiv davor, Ihre Zeit für Projekte zu verschwenden, die keine Managementunterstützung haben.

Sie können eine Ausnahme von der Regel für eine erste Einzahlung zulassen. Für einen großen Namenbrand-Kunden wie Google kann es ausreichend sein, eine Bestellung zu erhalten, um mit der Arbeit zu beginnen.

Wie man einen White Paper Writer anstellt

Wenn Sie ein Kunde sind, der nach einem Whitepaper-Autor sucht, wie finden Sie den besten für Sie? Und wie gehst du über die Einstellung dieser Person?

Betrachten Sie diese vier Abwägungen:

  • Geld gegen Zeit: Je erfahrener der Schreiber ist, desto schneller arbeitet er, aber desto mehr neigt er dazu, zu verlangen.

  • Schreiben von Erfahrung im Vergleich zu Domänenwissen: Bevorzugen Sie einen Autor mit viel Erfahrung beim Schreiben von White Papers oder jemandem, der Ihre Branche kennt? Manchmal kann man beides finden, aber diese Kombination wird wahrscheinlich extra kosten. Angesichts der Wahl neigen die meisten Kunden zu Schreibfähigkeit.

  • Full-Service statt nur Text: Vielleicht möchten Sie einen kreativen Lieferanten finden, der ein schlüsselfertiges Paket mit Text, Grafiken, Seitengestaltung und einer fertigen PDF-Datei zur Veröffentlichung bereitstellt. Möglicherweise möchten Sie auch, dass der Autor verwandte Marketingmaterialien wie eine Pressemitteilung, mehrere Blogbeiträge, ein paar Dutzend Tweets usw. generiert, um das Whitepaper zu bewerben.

  • Projektmanager im Vergleich zu Wordsmith: Wenn Sie an Ihrem ersten Whitepaper arbeiten, möchten Sie vielleicht einen erfahrenen Autor, der einen Plan erstellen, bei Telefonkonferenzen die Führung übernehmen und als De-facto-Projektmanager dienen kann. buchstabieren, wo Sie sind und was als nächstes zu tun ist.

Wenn Sie der Kunde sind, der einen White Paper Writer einstellen möchte, finden Sie heraus, wo Sie zu diesen Kompromissen stehen und welche Services Sie benötigen. Hier sind drei mögliche Szenarien:

  • Wenn Budget ein Problem ist und Sie einen internen Autor und Designer haben, melden Sie sie für Ihr Whitepaper an. Sie müssen vielleicht warten, bis Ihr Projekt in den Zeitplan aufgenommen wurde, und Sie sollten planen, das White Paper selbst zu bewerben, aber der Preis ist in Ordnung: Nichts, was über die gleichen Löhne hinausgeht, die normalerweise jeder zeichnet.

  • Wenn das Budget begrenzt ist, Sie aber keine eigenen Ressourcen haben, suchen Sie nach einem Redakteur auf mittlerer Ebene, der mindestens zehn White Papers in Ihrem Marktsegment erstellt hat, damit er fundiertes Fachwissen mitbringt.Planen Sie, seine Entwürfe durch einen guten Herausgeber zu führen, um den Text zu verfeinern. Finden Sie einen erschwinglichen Designer-Illustrator und planen Sie Ihr eigenes Marketing.

  • Wenn Sie das Budget haben, stellen Sie die besten Lieferanten ein, die Sie finden können. Erfahrene Creatives werden Ihnen Zeit sparen, Ihnen das geben, was Sie sich zum ersten Mal wünschen, und Sie mit innovativen Vorschlägen und Best Practices überraschen.