Wie Ursachen von Projektverzögerungen identifiziert und korrigiert werden können

Ein effektiver Projektmanager verfolgt jeden Aspekt eines Projekts, während es fortschreitet, um Ursachen für Verzögerungen zu identifizieren und zu korrigieren. Nachdem Sie bestätigt haben, dass ein Problem vorliegt, müssen Sie verstehen, was das Problem verursacht hat, bevor Sie Ihr Projekt wieder auf den richtigen Weg bringen können.

Die folgenden Umstände können zu Verzögerungen bei der Planung führen:

  • Während des Leistungszeitraums verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Aktivität als sie vereinbart haben.

  • Die Aktivität erfordert mehr Arbeitsaufwand als Sie geplant haben.

  • Die Leute erweitern den Tätigkeitsbereich ohne die notwendigen Überprüfungen und Genehmigungen.

  • Das Abschließen der Aktivität erfordert Schritte, die Sie in Ihrem Plan nicht identifiziert haben.

  • Die Personen, die an der Aktivität arbeiten, haben weniger Erfahrung mit ähnlichen Aktivitäten als Sie erwartet haben.

Die folgenden Situationen können dazu führen, dass Personen mehr oder weniger Zeit für Aktivitäten benötigen, als Sie geplant haben:

  • Die Person ist mehr oder weniger produktiv als Sie angenommen haben, als Sie sie entwickelt haben.

  • Sie haben zu wenig Zeit gelassen, um sich mit der Aktivität vertraut zu machen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

  • Die Person ist mehr oder weniger effizient als Sie es sich vorgestellt haben.

  • Die Aktivität erfordert mehr oder weniger Arbeit als Sie erwartet haben.

Sie können aus den folgenden Gründen mehr oder weniger Geld für Ihre Projektaktivitäten ausgeben, als Sie geplant haben:

  • Sie erhalten die Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen später als geplant, sodass sie später als geplant bezahlt werden.

  • Sie zahlen für bestimmte Artikel eine Vorauszahlung, um Sonderrabatte zu erhalten.

  • Sie benötigen bestimmte Waren oder Dienstleistungen, für die Sie in Ihrem Plan budgetiert haben, nicht.

  • Sie benötigen Waren oder Dienstleistungen, für die Sie in Ihrem Plan kein Budget angegeben haben.

Wenn die Leistung Ihres Projekts von Ihrem Plan abweicht, versuchen Sie zunächst, Ihr Projekt gemäß dem vorhandenen Plan zurückzubringen. Dann, falls notwendig, untersuchen Sie die Möglichkeit, einige der Verpflichtungen im bestehenden Plan formal zu ändern, um einen neuen Plan zu erstellen.

Betrachten Sie die folgenden Ansätze, um ein Projekt wieder in Einklang mit seinem bestehenden Plan zu bringen:

  • Wenn die Varianz aus einem einmaligen Vorkommen resultiert, sehen Sie, ob sie selbst verschwindet. Angenommen, Sie wollten 40 Personenstunden für die Suche nach und den Kauf eines Geräts ausgeben, aber Sie haben tatsächlich 10 Personenstunden ausgegeben, weil Sie genau das gefunden haben, was Sie für den Preis, den Sie im ersten Laden bezahlen wollten, wollten. Ändern Sie nicht sofort Ihren Plan, um die 30 Personenstunden, die Sie für diese Aktivität gespeichert haben, neu zuzuweisen. Höchstwahrscheinlich werden Sie bei einigen zukünftigen Aktivitäten etwas zu viel ausgeben, und die Ausgaben für den Arbeitsaufwand werden sich sogar gegenseitig ausgleichen.

  • Wenn die Varianz auf eine Situation hinweist, die zu ähnlichen Abweichungen in der Zukunft führen wird, sollten Sie Ihren Plan ändern, um zukünftige Abweichungen zu vermeiden. Angenommen, ein Teammitglied benötigt den doppelten Arbeitsaufwand, um seine Aufgabe zu erledigen, da es weniger erfahren ist als der erwartete Plan. Wenn ihr Mangel an Erfahrung dazu führen wird, dass sie bei zukünftigen Aufgaben weniger produktiv ist, überarbeiten Sie den Plan, damit sie sich mehr um diese Aufgaben kümmert.