Verwendung von Prozesszerlegungsdiagrammen in Ihrem Business Analysis-Bericht

Das Prozess-Dekompositionsdiagramm (oft als decomp bezeichnet) erklärt die Aufgliederung von Prozessen innerhalb eines Projekts oder Geschäftsbereichs oder Funktionsbereichs .. Der Zweck ist, alle Prozesse zu zeigen und Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen ihnen zu identifizieren. Beachten Sie, dass ein Dekompiler nicht in das -Wie; es umreißt lediglich das was .

Das Prozess-Dekompositionsdiagramm funktioniert tatsächlich sehr ähnlich wie ein Organigramm, da sich die Prozesse in diesem Diagramm so aufeinander beziehen, wie sich die Personen in einem Organigramm aufeinander beziehen: So wie alle Mitarbeiter, die einem Manager berichten, Die Arbeit unter diesem Manager, alle Prozesse in einem höheren Prozess machen die ganze Arbeit dieses Prozesses aus.

Prozesse, die Prozesse darunter haben, heißen übergeordnete Prozesse. Prozesse, die in einen anderen Prozess berichten, werden untergeordnete Prozesse genannt. Die Angabe von übergeordneten und untergeordneten Prozessen folgt einigen Richtlinien:

  • Wenn Sie einen übergeordneten Prozess aufgliedern, müssen Sie ihn in mindestens zwei untergeordnete Elemente aufteilen. sonst ist es kein wahrer Elternteil.

  • Alle untergeordneten Prozesse müssen alle Aktivitäten im übergeordneten Prozess vollständig beschreiben.

Das Diagramm folgt keiner definierten Reihenfolge. Zum Beispiel müssen Sie das Wetter nicht überprüfen, bevor Sie den Flug planen. Ebenso können Sie das Wetter an einem beliebigen Ort in beliebiger Reihenfolge überprüfen. Sie müssen es nicht von der Herkunft bis zum Ziel überprüfen, da schlechtes Wetter an jedem Punkt entlang der Route verhindert, dass Sie diese Route fliegen.

credit: Illustration von Wiley, Composition Services Graphics

Hier können Sie einige Male diese Technik anwenden:

  • Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten und die Größe des Arbeitsaufwands verstehen müssen : Die Kenntnis all der Prozesse, die Sie dokumentieren müssen, kann Ihnen helfen.

  • Wenn Sie mit Ihren Stakeholdern validieren, dass Sie alle Prozesse erfasst haben, die Sie dokumentieren werden: Stakeholder können sehr leicht erkennen, ob Sie einen Prozess verpasst haben.

  • Wenn Sie Prozesse von Ihren Stakeholdern in Anspruch nehmen: Die Stakeholder können mit einer Diagrammstruktur interagieren, mit der sie vertraut sind (im Organigramm des Unternehmens).

Einige Vor- und Nachteile dieser Technik beinhalten Folgendes:

  • Pro: Das Dekompositionsdiagramm ist bei größeren Projekten nützlich (solche mit mehr als fünf Prozessen zum Studium und Dokumentieren), da es eine Momentaufnahme der großes Bild.Mit großem Aufwand kann leicht vergessen werden, zu welchem ​​Elternteil jeder Kindprozess gehört und wie sich jedes Kind zueinander verhält. Dies öffnet die Tür für die Wiederholung von Prozessen für ein oder mehrere Eltern.

  • Pro: Es ist ein großartiges Werkzeug in der Scoping-Phase, weil es Ihnen eine Vorstellung davon gibt, wie viele Prozesse Sie definieren müssen, was für Zeit- und Ressourcenschätzungen wichtig ist.

  • Pro: Es ist eine großartige Technik, um Ihre Stakeholder einzubinden, wenn Sie Haftnotizen zur Hand haben. Geben Sie Ihren Stakeholdern den Umfang der zu zerlegenden Inhalte und einen Notizzettel, und lassen Sie sie die Prozesse (einen pro Blatt) aufschreiben und an die Wand hängen.

  • Pro: Stakeholder können das Diagramm verwenden, um fehlende Prozesse zu finden.

  • Con: Stakeholder können sich in der Art und Weise, wie ein Prozess ausgeführt wird, verfangen und nicht, was gerade ausgeführt wird.

  • Con: Das Diagramm zeigt keine Lösungen oder Abfolge von Prozessen. Lassen Sie Ihre Stakeholder wissen, dass Sie dorthin gelangen. Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle definiert haben.

Denken Sie immer daran, flexibel zu sein! Wenn Ihre Stakeholder wirklich über Sequenz sprechen wollen, lassen Sie sie dorthin gehen. Bei Projekten, bei denen Interessenvertreter besser über die Details sprechen, bespricht Kupe die Details und beginnt dann, Schritte in einem Prozess zu umkreisen, um Eltern- und Kindprozesse zu identifizieren, um die Dekomposition aufzubauen.

So erstellen Sie das Prozess-Dekompositionsdiagramm in der Unternehmensanalyse

  1. Wählen Sie eine von drei Möglichkeiten zum Erstellen der Dekomposition: Top-Down, Bottom-Up oder Ereignis-gesteuert.

    Das stimmt. Sie können drei Methoden verwenden, um Ihr Diagramm zu erstellen:

    • Top-down: Beginnen Sie mit den übergeordneten Prozessen (Anforderungen), die Sie beim Scoping ermittelt haben, falls Sie diese haben (falls nicht, holen Sie sie von Ihren Stakeholdern heraus) ). Fahren Sie von dort weiter nach unten, bis Sie zu Prozessen gelangen, die ein Wie enthalten. Das ist dein Stopp.

    • Bottom-up: Denken Sie an alle detaillierten Aufgaben, die Sie im Studiengebiet (oder Umfang) erledigen müssen, und finden Sie dann gemeinsame Gruppierungen. Bei der Bestimmung der Gruppierungen kann ein Prozess in verschiedene Überschriften fallen. Ziel ist es, dass das Team den besten Ansatz ermittelt. Denken Sie daran, dass Sie keine Prozesse verpassen sollten.

    • Ereignisgesteuert: Denken Sie an alle Trigger (Anweisungen, die zu einer Reihe von Aktionen führen) und die folgenden Aufgaben.

  2. Machen Sie sich Notizen und machen Sie eine grobe Skizze.

    Denken Sie daran, dass es eine großartige Technik ist, Haftnotizen zu verwenden, um dieses Diagramm zu erstellen.

  3. Erstellen Sie das aktuelle Diagramm und validieren Sie es mit den Stakeholdern,

    Credit: Illustration von Wiley, Composition Services Graphics

So dokumentieren Sie die Prozesse für die Unternehmensanalyse

Wenn Sie Ihr Dekompositionsdiagramm erstellt haben, nur halb fertig. Das Diagramm zeigt Ihnen die Prozesse, aber Sie müssen die Details noch tatsächlich dokumentieren. Sie müssen für jeden Prozess definieren, welche Attribute und Informationen aus jedem Prozess bestehen, indem Sie beispielsweise die folgenden Fragen beantworten:

  • Wer sind die externen Agenten, die an dem Prozess beteiligt sind? Wer führt den Prozess heute durch?Wie machen Sie das? Wer nutzt die Ausgabe des Prozesses?

  • Wodurch wird der Prozess gestartet? Was ist der Auslöser?

  • Was passiert, wenn der Prozess abgeschlossen ist? Was sind die Nachbedingungen?

  • Welche Daten verwendet der Prozess? Wer erstellt die Daten? Wird es erstellt, gelesen, aktualisiert oder gelöscht?

  • Wie oft wird der Prozess ausgeführt? Wie lange dauert es? Wie effizient ist das?

Die Unternehmenskultur bestimmt, ob, wie und wo Sie diese Informationen dokumentieren. Wenn Sie jedoch einen Ausgangspunkt wünschen, können Sie die Anforderungspaketvorlage herunterladen.

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