Verwendung eines Projekt-Dashboards für Ihren Projektfortschrittsbericht

Um Ihre schriftlichen Projektfortschrittsberichte effektiver zu gestalten, können Sie ein Projekt-Dashboard verwenden, um möglichst wenig Informationen auf kleinstem Raum zu platzieren. Ein Projekt-Dashboard ist eine Informationsanzeige, die Schlüsselindikatoren der Projektleistung in einem Format anzeigt, das einem Armaturenbrett in einem Dashboard ähnelt. Dieses Format kann den Gesamtfortschritt des Projekts vermitteln und besondere Probleme hervorheben, die weitere Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie ein Dashboard für Ihr Projekt entwerfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie die Hauptkategorien von Informationen aus.

    Typische Informationskategorien, die wichtige Aspekte der Projektleistung widerspiegeln, sind

    • Ergebnisse: Gewünschte Produkte, die Ihr Team bis dato erstellt hat

    • Leistung bis Zeitplan: Datum, an dem Ihr Team Meilensteine ​​erreicht und begonnen und abgeschlossen hat Aktivitäten im Vergleich zum Zeitplan für Meilensteine ​​und Aktivitäten

    • Leistung für Ressourcenbudgets: Arbeitsstunden, Mittel und andere Ressourcen, die Ihr Team bisher im Vergleich zu den budgetierten Beträgen verwendet hat

    • Risikomanagement: Aktueller Status der Faktoren, die kann die Projektperformance unerwartet beeinträchtigen

  2. Wählen Sie spezifische Indikatoren für jede Informationskategorie.

    Wählen Sie diese Indikatoren in Verbindung mit den Treibern und Unterstützern des Projekts aus. Zum Beispiel kann ein Projekt, das ein Betriebshandbuch für ein Gerät entwickelt, die folgenden Indikatoren haben:

    • Ergebnisse: Die Anzahl der geschriebenen manuellen Kapitel oder die Anzahl der Personen, die das endgültige Handbuch genehmigt haben.

    • Leistung nach Zeitplan: Anzahl der Meilensteintermine, die Sie erreicht haben und die Anzahl, die Sie verpasst haben

    • Leistung für Ressourcenbudgets: Das Verhältnis der tatsächlichen Mittel zu den budgetierten Ausgaben für alle abgeschlossenen Aktivitäten

    • Risikomanagement: Die Anzahl der ursprünglichen Risiken, die noch auftreten können oder die Anzahl der neuen Risiken, die Sie während des Projekts identifiziert haben

  3. Wählen Sie das Format für jeden Indikator aus.

    Sie können Indikatoren in einer Tabelle, einem Balkendiagramm, einem Kreisdiagramm oder einem Tachometerformat anzeigen. Darüber hinaus haben Indikatoren häufig ein Ampelformat:

    • Grünes Licht: Das Element verläuft planmäßig.

    • Gelbes Licht: Ein oder mehrere kleinere Probleme existieren.

    • Rotes Licht: Eine oder mehrere ernste Situationen erfordern sofortige Aufmerksamkeit.

    Bestimmen Sie die spezifischen Kriterien für den Grün-, Gelb- und Rotlichtstatus für jeden Indikator in Absprache mit den Fahrern und Unterstützern des Projekts.

Die folgenden Abbildungen zeigen die Arten von Anzeigen in einem Projekt-Dashboard.

Wenn Sie ein Dashboard für Ihr Projekt erstellen, achten Sie darauf,

  • mit den gewünschten Zielgruppen eines Berichts zu arbeiten, um die Kategorien, Indikatoren und deren Anzeigeformate auszuwählen.

  • Geben Sie immer tatsächliche Indikatorwerte neben geplanten Werten an.

  • Behalten Sie den Projekt-Dashboard-Bericht auf einer Seite oder weniger.

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