Besprechungsprotokoll nach Robert's Rules

Minuten sind wichtig, weil sie die einzigen erhaltenen Aufzeichnungen dessen sind, was gesagt und getan wurde. das Treffen. Sie können trocken und langweilig sein. In der Tat ist es wahrscheinlich ein gutes Zeichen, wenn sie es sind! Vor allem müssen sie informativ und leicht zu navigieren sein, was der Leser in sechs Monaten wissen muss.

Wenn du einen Parlamentarier rufst und um Hilfe bittest, wird er die Protokolle sehen wollen, und er wird etwas Wichtiges finden müssen - vielleicht die genauen Worte eines offiziell verabschiedeten Gesetzestextes oder einen Bericht eines Börsenmeisters. das liefert Details über die Stimmenzahl. Die einfache Organisation der Fakten und der Gebrauch von unprätentiöser Sprache sind die besten Attribute, die Sie Ihrem Protokoll geben können.

Sie möchten, dass Ihre Minuten lesbar sind, aber Sie müssen in den Informationen, die Sie geben, genau sein. Ihre Protokolle enthalten Aufzeichnungen über die während des Treffens getroffenen Maßnahmen, so dass sie sich deutlich an die Fakten erinnern müssen.

Die Protokolle Ihrer Besprechung verfassen

Um Ihnen Zeit und unnötige Arbeit zu ersparen, legt Robert's Rules genau fest, was in Ihr Protokoll aufgenommen werden muss.

Der erste Absatz muss diese Information enthalten:

  • Die Art des Treffens (regulär, speziell, jährlich, vertagt, vertagt, usw.)

  • Name der Organisation

  • Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens Besprechung (geben Sie den Ort nicht an, wenn es immer derselbe ist)

  • Eine Erklärung, die bestätigt, dass der Vorsitzende und Sekretär Ihrer Organisation anwesend sind (oder die Namen der Personen angeben, die sie ersetzen)

  • Eine Erwähnung darüber, ob das Protokoll der vorangegangenen Sitzung gelesen und genehmigt wurde (und das Datum dieser Sitzung, falls es sich nicht um eine reguläre Sitzung handelte)

    Korrekturen von Minuten werden im Protokoll vermerkt korrigiert; Sie sind im Protokoll der Sitzung, in der die Korrekturen angenommen wurden, nicht aufgeführt. (Das Protokoll des Treffens, zu dem Korrekturen vorgenommen wurden, sollte lediglich besagen, dass das Protokoll der vorherigen Sitzung als berichtigt genehmigt wurde.)

Der Rumpfteil des Protokolls muss folgende Informationen enthalten:

  • Alle Hauptanträge (außer die zurückgezogen werden), zusammen mit dem Namen des Mitglieds, das die Bewegung ausführt (aber nicht dem Namen der Person, die die Bewegung unterstützt hat).

  • Anträge, die vor dem Körper eine Frage wiedergeben (mit Ausnahme derjenigen, die zurückgezogen werden).

  • Der endgültige Wortlaut der Anträge, entweder angenommen oder abgewiesen. Wenn es angebracht ist, die Erwähnung einer Debatte oder Änderung aufzunehmen, können Sie diese Punkte in Klammern notieren.

  • Die Verfügung des Antrags - einschließlich aller anhängigen Änderungen - wenn er nur vorübergehend verfügt wird.

  • Informationen zur Abstimmung.

    • Zählung.

    • Namentliche Abstimmung.

    • Stimmabgabe.

  • Sekundäre Anträge, die aus Gründen der Klarheit nicht verloren oder zurückgenommen werden (Beispielanträge umfassen Aussparung, Fixierungszeit, Suspendieren der Regeln, Aufschieben auf einen bestimmten Zeitpunkt, Geordnete Stimmabgabe, usw. ). Anspielung auf die Annahme von Nebenanträgen mit den Worten: "Eine Stimmabgabe wurde angeordnet, die Erzähler ..."

  • Mitteilungen von Anträgen.

  • Die Tatsache, dass eine Versammlung in ein Quasi-Komitee oder Komitee des Ganzen kam, und der Bericht des Komitees.

  • Alle Anträge und Rechtsmittel und ihre späteren Verfügungen mit den vom Vorsitzenden für die Entscheidung gegebenen Gründen. (Entscheidungen regeln oft den Präzedenzfall, daher ist eine sorgfältige Aufzeichnung hier wichtig.)

  • Der vollständige Text jedes Berichts, den die Versammlung anordnet, in das Protokoll aufgenommen zu werden. Diese Situation tritt nicht oft auf, da ein Verweis auf einen schriftlichen Bericht normalerweise für die Aufzeichnung ausreichend ist.

  • Jedes der saftigen und unordentlichen Worte, die ein Mitglied gesagt hat, bringt ihn dazu, vom Stuhl als "ungeordnet" bezeichnet zu werden.

Der letzte Absatz Ihres Protokolls muss die Stunde der Vertagung enthalten. Und das ist es! Nun, mit Ausnahme der folgenden zusätzlichen Hinweise, die Sie bei der Fertigstellung Ihres Protokolls beachten sollten:

  • Das Verfahren eines Ausschusses des Ganzen wird nicht in das Protokoll aufgenommen, aber Sie müssen die Tatsache berücksichtigen, dass der Wechsel in den Ausschuss erfolgt ist. und auch den Bericht des Ausschusses.

  • Wenn eine Frage als informell betrachtet wird, sollten dieselben Informationen wie in regulären Regeln aufgezeichnet werden. Informalität ist nur zulässig, wenn zusätzliche Debatten möglich sind.

  • Der vollständige Text eines Berichts wird nur in das Protokoll aufgenommen, wenn die Assembly dies anordnet.

  • Notieren Sie den Namen eines Gastredners und das Thema der Präsentation, aber machen Sie keine Zusammenfassung der Bemerkungen des Sprechers.

Unterzeichnung des Protokolls

Das Protokoll ist vom Sekretär zu unterzeichnen und kann, falls üblich, auch vom Präsidenten unterzeichnet werden. Protokolle sind die rechtliche Aufzeichnung Ihrer Gruppe, und die Unterschrift des Sekretärs belegt die Echtheit des Originaldokuments.

Genehmigung des Protokolls

Das Protokoll einer Sitzung wird normalerweise bei der nächsten ordentlichen Sitzung nach dem Aufruf zur Bestellung und der Eröffnungsfeier genehmigt.

Wenn es sich bei der Besprechung um eine vertagte Besprechung handelt, genehmigen Sie das Protokoll Ihrer vorherigen Besprechung (die Besprechung, die die vertagte Besprechung herbeigeführt hat), bevor Sie die Arbeit dort aufnehmen, wo Sie in dieser Besprechung aufgehört haben. Außerdem muss das Protokoll der vertagten Sitzung bei der nächsten vertagten oder regelmäßigen Sitzung genehmigt werden.

Das vorab verfasste Protokoll ist nicht das offizielle Protokoll , bis die Mitglieder es genehmigen . Da in den Minuten vor der Genehmigung Änderungen vorgenommen werden können, empfiehlt es sich für die Sekretärin, irgendwo auf der Verteilungskopie zu vermerken, dass es sich um einen "Entwurf zur Genehmigung" handelt. "

Wenn Minuten genehmigt werden, annotiert die Sekretärin die ursprüngliche Dateikopie mit etwaigen Korrekturen am Rand oder gibt die Minuten erneut ein, um die Korrekturen einzuschließen.Der Sekretär schreibt dann "Genehmigt" auf das Protokoll und fügt sowohl seine Initialen als auch das Datum der Aufzeichnung hinzu.

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