Projektverwaltung: So definieren Sie Projektbeschränkungen

Projektbeschränkungen können Einfluss darauf haben, wie Sie Ihr Projekt verwalten, und können sogar bestimmen, ob Sie und die Fahrer und Unterstützer Ihres Projekts) beschließen, mit Ihrem Projekt fortzufahren. Projektbeschränkungen fallen typischerweise in mehrere Kategorien. Indem Sie diese Kategorien erkennen, können Sie Ihre Untersuchungen fokussieren und dadurch die Chancen erhöhen, dass Sie alle Einschränkungen entdecken, die Ihr Projekt betreffen.

Die Fahrer und Unterstützer Ihres Projekts können voreingestellte Erwartungen oder Anforderungen in einer oder mehreren der folgenden Kategorien haben:

  • Ergebnisse: Die Produkte und Auswirkungen Ihres Projekts. Zum Beispiel muss das neue Produkt nicht mehr als $ 300 pro zu produzierendem Artikel kosten, oder das neue Buch muss weniger als 384 Seiten lang sein.

  • Zeitrahmen: Wenn Sie bestimmte Ergebnisse erzeugen müssen. Zum Beispiel muss Ihr Projekt bis zum 30. Juni abgeschlossen sein. Sie wissen nicht, ob es möglich ist, bis zum 30. Juni fertig zu sein. Sie wissen nur, dass jemand erwartet, dass das Produkt bis dahin produziert wird.

  • Ressourcen: Art, Menge und Verfügbarkeit der Ressourcen für die Durchführung Ihrer Projektarbeit. Ressourcen können Personen, Mittel, Ausrüstung, Rohstoffe, Einrichtungen, Informationen usw. umfassen. Zum Beispiel haben Sie ein Budget von $ 100, 000; Sie können zwei Leute für drei Monate in Vollzeit haben; oder Sie können das Testlabor in der ersten Juniwoche nicht nutzen.

  • Activity performance: Die Strategien für die Ausführung verschiedener Aufgaben. Beispielsweise wird Ihnen mitgeteilt, dass Sie die Druckabteilung Ihres Unternehmens verwenden müssen, um die Handbücher der neuen Benutzer für das von Ihnen entwickelte System zu reproduzieren. Sie wissen nicht, wie das Handbuch aussehen wird, wie viele Seiten es sein wird, wie viele Kopien Sie benötigen oder wann Sie es benötigen werden. Daher können Sie nicht wissen, ob die Druckabteilung Ihrer Organisation dieser Aufgabe gewachsen ist. Aber an diesem Punkt wissen Sie, dass jemand erwartet, dass Sie die Druckerei die Arbeit machen lassen.

Seien Sie vorsichtig mit vagen Einschränkungen; Sie bieten schlechte Anleitung für das, was Sie tun können oder nicht, und sie können Menschen demoralisieren, die mit ihnen umgehen müssen. Hier einige Beispiele für vage Einschränkungen und wie Sie diese verbessern können:

  • Zeitrahmenbegrenzung:

    • Vage: "Beenden Sie dieses Projekt so schnell wie möglich. "Diese Aussage sagt dir nichts. Mit dieser Einschränkung kann Ihr Publikum plötzlich die endgültigen Ergebnisse Ihres Projekts fordern - ohne Vorwarnung.

    • Spezifisch: "Beenden Sie dieses Projekt bis zum Geschäftsschluss 30. Juni."

  • Ressourcenbeschränkung:

    • Vague: " Sie können Laura Webster im Mai Teilzeit bei Ihrem Projekt haben. "Wie schwer können Sie sich auf sie verlassen? Wie kann Laura aus ihrer Sicht all ihre Aufgaben in dieser Zeit bewältigen, wenn sie keine Ahnung hat, wie lange jeder nehmen wird?

    • Spezifisch: "Sie können Laura Webster vier Stunden pro Tag für die ersten zwei Wochen im Mai bei Ihrem Projekt haben. "

Die Bestimmung von Beschränkungen ist eine Erkundungsmission, daher ist es Ihre Aufgabe, alle möglichen Informationsquellen zu identifizieren und zu untersuchen. Sie wollen nichts verpassen, und Sie möchten alle widersprüchlichen Informationen klären. Nachdem Sie wissen, was die Leute erwarten, können Sie bestimmen, wie (oder ob) Sie diese Erwartungen erfüllen können. Versuchen Sie die folgenden Ansätze:

  • Wenden Sie sich an Ihre Zielgruppe. Erkundigen Sie sich bei den Fahrern nach Einschränkungen hinsichtlich der gewünschten Ergebnisse. Erkundigen Sie sich bei den Unterstützern nach Einschränkungen hinsichtlich der Aktivitäten und Ressourcen.

  • Überprüfen Sie relevante schriftliche Materialien. Diese Materialien können langfristige Pläne, jährliche Budgets und Pläne für die Kapitalausstattung, Nutzen-Kosten-Analysen, Durchführbarkeitsstudien, Berichte über verwandte Projekte, Sitzungsprotokolle und individuelle Leistungsziele umfassen.

  • Wenn Sie eine Einschränkung identifizieren, achten Sie darauf, die Quelle zu notieren. Wenn Sie eine Beschränkung aus verschiedenen Quellen bestätigen, erhöht sich Ihr Vertrauen in die Genauigkeit. Lösen Sie so schnell wie möglich widersprüchliche Meinungen über eine Einschränkung.